Dnia 13 lipca 2025 r. weszła w życie istotna zmiana dla rynku leasingu. Na mocy tzw. ustawy deregulacyjnej, zniesiony zostaje obowiązek zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności przy zawieraniu umowy leasingu. Zamiast tego, dopuszczona zostaje forma dokumentowa. Choć może brzmieć to technicznie, zmiana niesie za sobą realne i pozytywne konsekwencje dla firm leasingowych i ich klientów.
Do 13 lipca 2025 r. umowa leasingu – zgodnie z art. 709(2) Kodeksu cywilnego – musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że obie strony muszą złożyć własnoręczne podpisy (lub kwalifikowane podpisy elektroniczne, uznawane na równi z podpisem odręcznym), a brak tej formy skutkuje nieważnością umowy.
W praktyce wymagało to od firm leasingowych stosowania:
- tradycyjnego podpisywania dokumentów papierowych,
- zaawansowanych rozwiązań e-podpisu kwalifikowanego (co wiąże się z kosztami i formalnościami dla klienta).
Od 13 lipca 2025 r. umowa leasingu będzie mogła być zawarta w formie dokumentowej, a nie tylko pisemnej.
Co to jest forma dokumentowa?
Forma dokumentowa została wprowadzona do polskiego prawa cywilnego w 2016 r. i zdefiniowana w art. 77(2) Kodeksu cywilnego.
Aby umowa była zawarta w formie dokumentowej, muszą zostać spełnione dwa warunki:
- Treść oświadczenia woli musi zostać utrwalona(np. w e-mailu, PDF-ie, SMS-ie, nagraniu).
- Osoba składająca oświadczenie musi być możliwa do zidentyfikowania.
Nie jest wymagany podpis – ani odręczny, ani elektroniczny. Wystarczy, że da się wykazać, kto i kiedy złożył oświadczenie w ustalonej treści.
Przykłady formy dokumentowej:
- e-mail z potwierdzeniem przyjęcia warunków umowy,
- komunikacja przez portal klienta,
- nagranie rozmowy telefonicznej z ustną zgodą na warunki umowy,
- potwierdzenie SMS lub w aplikacji mobilnej.
Jakie możliwości otwiera to dla firm leasingowych?
Dzięki nowym przepisom firmy leasingowe będą mogły:
- Zawierać umowy zdalnie i szybciej, bez konieczności dostarczania fizycznych dokumentów,
- Ograniczyć koszty operacyjne(druk, kurierzy, skanowanie, archiwizacja),
- Zwiększyć wygodę klientów, eliminując konieczność podpisywania lub instalowania e-podpisu,
- Skrócić czas od decyzji do uruchomienia finansowania, co może przełożyć się na zwiększenie wyników sprzedaży.
Czy zmiana wymaga dużych modyfikacji procesów?
To zależy od dojrzałości cyfrowej organizacji. Firmy leasingowe, które już działają cyfrowo (np. z własnymi portalami, e-mailowym potwierdzeniem transakcji, automatyzacją CRM) będą mogły stosunkowo łatwo wdrożyć nową formę.
Z kolei tradycyjne organizacje, operujące głównie na papierze, będą musiały:
- dostosować swoje procesy dokumentacyjne,
- zapewnić odpowiednie zabezpieczenia identyfikacji klientów,
- ustandaryzować sposób archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej,
- dostosować umowy i OWU pod nową formę zawarcia.
Ważne będzie również zapewnienie możliwości dowodowych– czyli by zawarcie umowy w formie dokumentowej mogło być bezproblemowo wykazane w razie ewentualnego sporu.
Przejście branży leasingowej z epoki papieru do ery cyfrowej oznacza liczne korzyści. Zmiana ta, to z pewnością również:
- Większa elastyczność– możliwość dostosowania sposobu zawierania umowy do potrzeb klienta i sytuacji.
- Szybszy proces sprzedaży– ograniczenie barier formalnych przy zawieraniu umów.
- Redukcja kosztów i tzw. ,,papierologii”– uproszczenie operacji back-office.
- Lepsze doświadczenie klienta– brak konieczności drukowania, podpisywania i odsyłania dokumentów.
- Wzrost konkurencyjności– firmy szybciej reagujące na zapytania leasingowe będą miały przewagę.
Opisywana zmiana to zdecydowanie istotny i długo wyczekiwany krok dla branży leasingowej, ale także liczne wyzwania, którym trzeba będzie sprostać. Nowelizacja daje wiele możliwości, które będą mogły zostać w pełni wykorzystane wyłącznie w przypadku, gdy zabezpieczone zostaną także następujące kwestie:
- Bezpieczeństwo prawne– umowy w formie dokumentowej muszą być sporządzone tak, by nie budziły wątpliwości co do tożsamości stron i treści.
- Dowodzenie zawarcia umowy– przy ewentualnych sporach, ważne będzie, by firmy miały dobrze udokumentowaną komunikację.
- Potrzeba aktualizacji procedur, wzorów umów, OWUL– dokumenty zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne muszą uwzględniać nową formę.
- Szkolenie pracowników i edukacja klientów– nowe formy zawierania umów wymagają uświadomienia zespołów i klientów, że to bezpieczne i legalne.
Nowelizacja wprowadzona przez tzw. ustawę deregulacyjną to krok milowy w cyfryzacji leasinguw Polsce. Dopuszczenie formy dokumentowej otwiera nowe możliwości i upraszcza procesy, ale też wymaga rozsądnego wdrożenia i świadomości prawnej.
Dla firm leasingowych to z pewnością ogromna szansa na zwiększenie efektywności, budowanie przewagi konkurencyjnej oraz jeszcze lepsze dostosowanie się do oczekiwań współczesnych klientów.