UODO opublikował 2 września 2026 roku w formie biuletynu pierwszą część Poradnika dla Pracodawców (UODO planuje wydawać poradnik w częściach). Część I dotyczy przetwarzania danych osobowych w ramach ZFŚS.
Poradnik wyraźnie wzmacnia zasadę minimalizacji danych, ogranicza rolę związków zawodowych w dostępie do danych indywidualnych oraz kładzie nacisk na oświadczenia pracownika zamiast gromadzenia kopii dokumentów źródłowych.
Najważniejsze wnioski wynikające w w/w Poradnika:
- Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach ZFŚS jest pracodawca. To on odpowiada za zgodność całego procesu z RODO. Uzgodnienie regulaminu ze związkiem zawodowym lub przedstawicielami pracowników nie powoduje powstania współadministracji.
- Komisja socjalna nie jest odrębnym administratorem danych. Ma charakter doradczy i administracyjny, a jej członkowie działają z upoważnienia pracodawcy. W szczególności przedstawiciel związku zawodowego nie może przekazywać związkowi danych indywidualnych osób poznanych przy pracach komisji.
- Związek zawodowy nie uzyskuje automatycznie dostępu do danych konkretnych pracowników. Kompetencje do uzgadniania zasad funkcjonowania Funduszu i kontroli jego wydatkowania nie oznaczają prawa do dostępu do danych indywidualnych wnioskodawców. Przy kontroli indywidualnej dostęp może być uzasadniony m.in. zgodą pracownika lub jego inicjatywą.
- Podstawą przetwarzania danych nie jest zgoda. Dla danych zwykłych podstawą jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a dla danych szczególnych kategorii – art. 9 ust. 2 lit. b RODO, w związku z art. 8 ustawy o ZFŚS. Dotyczy to również danych osób pozostających z uprawnionym we wspólnym gospodarstwie domowym.
- Zakres danych musi być minimalny i wynikać z celu świadczenia. To pracodawca powinien określić w regulaminie ZFŚS, jakie dane są niezbędne do oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Nie można zbierać danych „na zapas”.
- Przy świadczeniach, do których ma zastosowanie kryterium socjalne, należy badać indywidualną sytuację osoby uprawnionej. W praktyce może to obejmować m.in. dochód pracownika oraz osób prowadzących z nim wspólne gospodarstwo domowe. Jednocześnie nie wszystkie świadczenia muszą być różnicowane według kryterium socjalnego – poradnik wskazuje np. możliwość powszechnej dostępności imprez integracyjnych.
- Pracodawca może weryfikować oświadczenia, ale powinien ograniczać się do zakresu niezbędnego. Przykładowo może zażądać okazania PIT małżonka, ale co do zasady nie powinien przechowywać jego kopii, ponieważ dokument zawiera szerszy zakres danych niż potrzebny do oceny sytuacji socjalnej.
- Podstawowym źródłem danych jest oświadczenie osoby ubiegającej się o świadczenie. Pracodawca może żądać dokumentów potwierdzających dane, jeżeli przewiduje to regulamin, ale nie powinien samodzielnie zwracać się do innych pracodawców lub instytucji o potwierdzenie sytuacji wnioskodawcy.
- Dane członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie podaje osoba uprawniona – członkowie rodziny nie muszą składać odrębnych oświadczeń.
- Obowiązek informacyjny: wobec osoby ubiegającej się o świadczenie należy go co do zasady wykonać, chyba że posiada już wymagane informacje. Zdaniem UODO pracodawca może natomiast korzystać z wyjątku z art. 14 ust. 5 lit. c RODO wobec członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym.
- Retencja danych nie może być bezterminowa. Dane mogą być przechowywane przez okres potrzebny do przyznania świadczenia oraz dochodzenia praw lub roszczeń. Co najmniej raz w roku pracodawca musi dokonać przeglądu całej dokumentacji ZFŚS i usuwać dane, których dalsze przechowywanie nie jest konieczne.
Czy kwestie poruszone w Poradniku mogą budzić wątpliwości? O tym w naszym kolejnym materiale poświęconym tematyce RODO.