W piątek, 13 stycznia 2023 r. na ostatnim posiedzeniu, Sejm przyjął ustawę dotyczącą wprowadzenia bezpośrednio do Kodeksu Pracy przepisów dotyczących pracy zdalnej. Wszystkie proponowane przez Senat poprawki zostały odrzucone.
Do Kodeksu Pracy zostanie wprowadzona definicja pracy zdalnej, zgodnie z którą jest to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, jeśli zostanie on złożony przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Nie będzie to jednak bezwzględne uprawnienie w/w pracowników, ponieważ pracodawca będzie miał prawo odmówić zgody na pracę zdalną, gdy jej wykonywanie nie będzie możliwe z uwagi na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca powinien określić w porozumieniu z zakładową organizacją związkową (lub organizacjami – jeśli takie funkcjonują) bądź w regulaminie, po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników. Uzgodnienia bezpośrednio z pracownikiem mogą być dokonane przy zawieraniu umowy o pracę bądź w trakcie jej obowiązywania.
W stosunku do pracownika wykonującego pracę zdalną, pracodawca będzie zobowiązany zapewnić materiały, narzędzia pracy i urządzenia techniczne niezbędne do jej wykonywania oraz zadbać o instalację, serwis, konserwację w/w narzędzi i urządzeń lub pokryć koszty z tym związane. Dodatkowo to pracodawca będzie zobligowany do pokrycia kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Poza ,,pełnowymiarową” pracą zdalną może być ona także wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. W tym przypadku na pracodawcy nie będzie ciążył obowiązek zapewniania do niej materiałów i narzędzi oraz pokrywania/zwrotu kosztów niezbędnych do jej wykonywania.
Praca zdalna będzie mogła być także wykonywana na polecenie pracodawcy. Będzie to możliwe np. w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemiologicznego lub stanu nadzwyczajnego.
Ustawa aktualnie oczekuje na podpis Prezydenta RP, który powinien zostać złożony w ciągu 21 dni od uchwalenia ustawy. Po tym czasie nastąpi jej publikacja w Dzienniku Ustaw. Przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie w ciągu dwóch miesięcy od opublikowania ustawy. Poprawka Senatu dotycząca wydłużenia okresu vacatio legis do trzech miesięcy została odrzucona przez Sejm.
Jest to czas, który pracodawcy powinni efektywnie wykorzystać na przygotowanie się do obowiązywania nowych przepisów, w tym przede wszystkim na wdrożenie odpowiednich regulacji wewnętrznych (porozumienia lub regulaminu), ustalenie zasad pokrywania/zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz na opracowanie wymaganych procedur (w tym dotyczących ochrony danych osobowych).